Dit reglement is geldig voor Oudeman & Rierink – Mens & Betekenis VOF, gevestigd op de Wijde Steeg 1a, 1411 PP Naarden.

Binnen deze VOF vallen alle activiteiten van:

• Coaching Academy International
• New Jung Academy
• Oudeman & Rierink

1. Reikwijdte en doelstelling

In dit document hebben we vastgelegd hoe we omgaan met de persoonsgegevens van studenten, cliënten en opdrachtgevers.

Dit doen we met het doel om zo helder als mogelijk te zijn over:

• wat voor gegevens we verwerken en opslaan en met welk doel
• hoe we hierbij zo zorgvuldig mogelijk te werk gaan
• hoe we hiermee jouw rechten zo goed mogelijk proberen te waarborgen.

2. Wat voor gegevens verwerken wij?

De volgende gegevens verwerken we – indien van toepassing:

1. naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, email adres en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens van de betrokkene;
2. indien van toepassing de NAW-gegevens en de financiële gegevens van de opdrachtgever
3. gegevens over de aard en het verloop van de leer- of begeleidingstrajecten, bestaande uit aantekeningen van de verantwoordelijke opleider of coach/therapeut, gespreksverslagen die studenten en cliënten schrijven, feedbackverslagen van mede-studenten, email-correspondentie voor zover de betrekking heeft op het leer- of het begeleidingsproces.
4. samengevoegde waarnemingen van betrokken trainers en coaches over het verloop en succes van het leerproces
5. opleidingsonderdelen die door een student zijn gevolgd
6. relevante financiële gegevens over bijvoorbeeld betalingen van facturen 

3. Met welk doel verwerken wij deze gegevens?

Wij houden ons bij het verwerken van persoonsgegevens aan de wetgeving die daarop van toepassing is.

Wij verwerken de persoonsgegevens met als doel om:

1. het onderwijs en de trainingen die wij geven te organiseren, studenten te toetsen, studenten te certificeren en te begeleiden in hun leerproces.
2. studenten die bij elkaar in groepen zitten of op een andere manier met elkaar samen werken van elkaars mailadressen, telefoonnummers en woonplaats te voorzien. 
3. de coaching, begeleiding of therapie waar we in voorzien zodanig administratief vast te leggen dat we de cliënt(en) een zo optimaal mogelijke dienst bewijzen
4. te communiceren met studenten, cliënten en andere betrokkenen en geïnteresseerden over leermiddelen, programma’s, activiteiten, etcetera.
5. te factureren en – indien van toepassing – het innen van facturen uit handen te geven 
6. een financiële administratie te voeren die voldoet aan de wettelijke vereisten
7. contact te onderhouden met studenten, oud-studenten, cliënten, oud-cliënten en andere relaties

4. Hoe gaan we om met vertrouwelijke informatie die jij met een van ons deelt?

Als je bij ons in opleiding of in coaching of in therapie bent, ligt het erg voor de hand dat je daarbij persoonlijke zaken met ons deelt, die niet voor de oren of ogen van een ander bestemd zijn.

Je kunt erop rekenen dat de opleider, medewerker, coach of therapeut die het betreft deze informatie niet deelt met een ander. Wij zijn allemaal gehouden aan een geheimhoudingsplicht en aan de Ethische Gedragscode van de Nobco.

Er zijn drie omstandigheden waarbij jouw informatie wel met anderen wordt gedeeld:

1. Als je bij ons in opleiding bent, wordt sommige informatie uitgewisseld met andere opleiders die bij jouw leerproces betrokken zijn. Dit doen we uitsluitend als we denken dat dit in het belang is van jouw leerproces.
2. Als jij bij ons in opleiding bent, word je gecoacht door een coach uit het gilde. Deze coach schrijft zelf verslagen van de coachgesprekken die hij met je voert en stuurt deze ter supervisie aan ons op. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, meld dat dan bij jouw coach en bij ons, dan passen we ons proces aan jouw wensen aan.
3. Het kan zijn dat een van de coaches of de opleiders een ervaring met jou als client inbrengt voor supervisie of intervisie. In dat geval verplicht hij zich om zijn casus zodanig te anonimiseren dat derden geen relatie kunnen leggen tussen jou als persoon en de casus.

NB: Wellicht ten overvloede. Er zijn tussen meerdere van onze medewerkers ook buiten het werk om intensieve contacten. Zo zijn de directieleden bijvoorbeeld met elkaar getrouwd! Het lijkt ons belangrijk om nog eens te benadrukken dat ook zij geen vertrouwelijke informatie met elkaar delen die cliënten of studenten betreft. 

5. Hoe gaan we om met sociale media?

Wij zijn gewend om de namen van geslaagden te noemen op Facebook. We plaatsen daar ook foto’s van feestelijke uitreikingen. Deze foto’s delen wij alleen op Facebook en zullen wij niet gebruiken voor andere doeleinde (tenzij daar specifiek toestemming voor is gevraagd).

Mocht je jouw naam of foto niet op sociale media geplaatst willen zien, geef dat dan aan bij jouw aanmelding of meld dit aan de directie van Oudeman & Rierink – Mens & Betekenis VOF.

6. Wanneer verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens alleen:

1. als jij ons daar toestemming voor hebt verleend (bijvoorbeeld door dat aan te vinken op de website), of
2. als er sprake is van een contractuele of wettelijke verplichting die verwerking van de gegevens noodzakelijk maakt (denk bijvoorbeeld aan de btw die we moeten heffen en afdragen)

7. Bewaren van gegevens

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het vervullen van het doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.

Inhoudelijke gegevens over een opleiding of een begeleidingstraject dat je bij ons volgde bewaren we 5 jaar vanaf het laatste moment dat we contact hadden.

8. Beveiliging en geheimhouding

1. Wij zijn er steeds op gericht om onze bedrijfsvoering – ook technisch – zo te organiseren dat persoonsgegevens juist worden opgeslagen en beveiligd en niet worden beschadigd, of onjuist verwerkt.
2. Wij zorgen ervoor dat medewerkers (zoals trainers, opleiders, administratief medewerkers etcetera) niet meer toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij echt nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld: de aantekeningen die een van de opleiders of coaches maakt naar aanleiding van een persoonlijk gesprek met jou over de voortgang van jouw leer- of ontwikkelingsproces zijn niet in te zien door degene die voor de facturering zorgt. En omgekeerd: opleiders hebben geen inzage in de facturen die je van ons krijgt.)
3. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement (dat zijn dus niet alleen interne medewerkers maar bijvoorbeeld ook de accountant en de systeembeheerder) en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn, is verplicht tot geheimhouding.

9. Verstrekken van gegevens aan derden

Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan het zijn dat wij persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden. Dit kan ook plaatsvinden als jij daar zelf om verzoekt. (Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als wij een verklaring opstellen over de programma’s die je bij ons volgde ten behoeve van jouw accreditatie bij een beroepsvereniging.)

10. Jouw rechten

1. De WBP / AVG geeft jou, zodra je ons van gegevens hebt voorzien, een aantal rechten. Wij erkennen deze rechten en handelen daar ook naar.

Dit betekent onder meer dat je altijd inzage hebt in de gegevens die we van jou hebben verwerkt.

Dit betekent ook dat je deze gegevens door ons kunt laten verwijderen. In dat geval verwijderen we alle gegevens waarvan jij niet wilt dat deze bewaard blijven. Als dit consequenties heeft voor het een eventueel leerproces waarin jij je bevindt zullen we dat van tevoren aan je vertellen.

11. Openheid

1. Wij willen open zijn over de gegevens die we van jou verwerken. Dit betekent dat we je informeren over de wijze waarop we gegevens van je verwerken zodra we die van jou vragen. Daarnaast kun je altijd de gegevens die we van jou opslaan inzien. 
2. We zijn ook helder over degenen die toegang hebben tot jouw gegevens en welke afspraken we met hen hebben gemaakt over de wijze daarop zij daarmee omgaan en de voorwaarden waaronder zij toegang hebben tot jouw gegevens.

12. Klachten of onduidelijkheden 

1. Als je denkt dat iets dat wij doen, of juist niet doen, niet overeenstemt met de WBP / AVG, of je twijfelt daaraan, dan vragen we je om zo snel mogelijk hierover contact te zoeken met de directie van Oudeman & Rierink – Mens & betekenis VOF. 
2. Overigens stelt de WBP / AVG je in de gelegenheid om je te wenden tot de rechter of tot het College Bescherming Persoonsgegevens. Maar ook dan vinden we het fijn dat je ons op de hoogte stelt zodat we zo snel mogelijk in actie kunnen komen zodat we het probleem kunnen verhelpen of eventueel ontstane schade zo goed mogelijk kunnen beperken of herstellen.

Dit reglement noemen wij het “Beleid Gegevens en Privacy” en het treedt in werking op 25 mei 2018.